Постановление от 17.05.2011 г № 1138
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе Клинцовской городской администрации
В целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2009 - 2010 годах, повышения эффективности деятельности исполнительных органов местного самоуправления и во исполнение Постановления администрации Брянской области от 24.12.2009 N 148 "Об обеспечении доступа граждан и организаций к информации об условиях и порядке оказания государственных и муниципальных услуг" постановляю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе Клинцовской городской администрации.
2.Контроль за организацией хранения, комплектования (формирования) и учета архивных документов и архивных фондов в архивном отделе Клинцовской городской администрации возложить на начальника архивного отдела Алексеева В.Г.
3.Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4.Опубликовать настоящее Постановление на официальном сайте по адресу: http://город-клинцы.рф.
5.Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.
Глава Клинцовской
городской администрации
А.В.БЕЛАШ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления муниципальной услуги
(исполнения муниципальной функции) по организации
хранения, комплектования (формирования) и учета
архивных документов и архивных фондов в архивном
отделе Клинцовской городской администрации
I.Общие положения
Наименование муниципальной услуги
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе Клинцовской городской администрации (далее - регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Клинцовской городской администрации (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
Орган по предоставлению муниципальной услуги
1.2.Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов осуществляется непосредственно архивным отделом.
При исполнении муниципальной услуги архивный отдел осуществляет взаимодействие с:
- управлением по делам архивов Брянской области;
- органами местного самоуправления городского округа город Клинцы;
- предприятиями, учреждениями, организациями, расположенными на территории городского округа город Клинцы.
Нормативно-правовое регулирование
предоставления муниципальной услуги
1.3.Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года N 290 "О Федеральном архивном агентстве";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Положением об архивном отделе, утвержденным Распоряжением администрации г. Клинцы от 28.04.2008 N 257-р.
Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги
1.4.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
1.4.1.Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
- органов местного самоуправления, муниципальных архивов;
- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации).
1.4.2.Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Архивные документы организаций - источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивного отдела архивными документами.
2.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постоянной основе.
2.3.Предоставление муниципальной услуги является бесплатным.
2.4.Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:
243140, г. Клинцы, ул. Октябрьская, д. 42.
2.5.Режим работы архивного отдела:
понедельник - четверг: с 8.30 до 17.45;
пятница: с 8.30 до 16.30;
обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00.
2.6.Телефоны архивного отдела: 4-23-22, 4-30-30.
2.7.Сроки исполнения муниципальной функции.
При информировании по письменным обращениям по информации о процедуре ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.
2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
Основаниями для отказа в исполнении муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.
2.9.Требования к месту исполнения муниципальной функции.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком работы муниципального архива, приведенным в подпункте 2.5 административного регламента.
Помещения для исполнения муниципальной функции должны быть оснащены стульями, столами, телефонной связью, компьютерами с возможностью печати и должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".
Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для исполнения муниципальной функции.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.
III.Административные процедуры
Организация работ по хранению архивных документов
и архивных фондов архивного отдела
3.1.Данная муниципальная услуга обеспечивается:
- соблюдением температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;
- созданием систем пожарной и охранной сигнализации;
- рациональным размещением архивных документов;
- контролем за движением и физическим состоянием архивных документов;
- восстановлением архивных документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
3.2.Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
3.3.Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в архивохранилищах или рабочих кабинетах.
3.4.Все помещения архива (архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
3.5.В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.
3.6.Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
3.7.Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, номер коробки, папки, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, даты документов, находящихся в коробке. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.
3.8.Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
3.9.Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В муниципальном архиве плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника архивного отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы. Проверку наличия и состояния архивных документов в муниципальном архиве проводят, как правило, два работника.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.
Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
3.10.При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные начальником архивного отдела.
В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
- вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
- делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
3.11.Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляется акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Организация работ по комплектованию архивного отдела
архивными документами, образовавшимися в результате деятельности
учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования
3.12.Комплектование архивного отдела архивными документами включает в себя:
- определение источников комплектования архива;
- согласование номенклатур дел организаций;
- согласование описей дел по личному составу организаций;
- подготовку заключений на описи дел постоянного хранения организаций и направление на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления по делам архивов Брянской области;
- определение состава архивных документов, подлежащих приему на хранение в архив;
- прием-передачу архивных документов в архив.
3.13.Список источников комплектования составляется архивным отделом и представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления по делам архивов Брянской области один раз в четыре года. Решение о согласовании списка источников комплектования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления по делам архивов Брянской области является основанием для его утверждения постановлением Клинцовской городской администрации.
3.14.Уточнение и изменение списка источников комплектования архива проводится по мере необходимости. Основанием для этого является создание, реорганизация, ликвидация организации; отказ негосударственных организаций от сотрудничества с архивом (расторжение договора).
3.15.Архивный отдел ведет наблюдательное дело на каждую организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. В целях учета работы с источниками комплектования архивный отдел вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.
3.16.Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих документы на хранение.
3.17.Архивные документы принимаются в архивный отдел на хранение по утвержденным экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Брянской области описям дел постоянного хранения, документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.
3.18.При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
3.19.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой в организации - источнике комплектования.
3.20.При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.
3.21.Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных источников комплектования осуществляется в соответствии с действующим законодательством. При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивный отдел на основании договора между ликвидационной комиссией и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия организует их упорядочение в установленном порядке.
Организация работ по учету архивных документов и архивных фондов
3.22.Учет архивных документов и архивных фондов обеспечивается:
- учетом поступления архивных документов постоянного хранения от организаций - источников комплектования архивного отдела;
- учетом поступления документов по личному составу от ликвидированных организаций;
- учетом выбытия архивных документов;
- ведением паспорта муниципального архива.
3.23.Для учета архивных документов в архивном отделе ведутся:
- книга учета поступлений документов;
- списки фондов;
- описи дел архивных фондов;
- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного учета.
3.24.По истечении временного срока хранения и в соответствии с законодательством документы постоянного срока хранения от источников комплектования поступают на хранение в архивный отдел.
3.25.Проводится сверка поступивших от организации архивных документов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи после каждого поступления архивных документов составляется итоговая запись. В муниципальном архиве формируется 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.
3.26.По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел составляется акт приема-передачи документов на хранение в 2 экземплярах. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.
3.27.Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
3.28.Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
3.29.В список фондов архивный фонд записывается только один раз - при первом поступлении в муниципальный архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется лист фонда.
3.30.Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые муниципальным архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), соответственно источнику комплектования архива выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
3.31.По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.
3.32.Учет выбытия архивных документов из муниципального архива осуществляется на основании:
- акта о неисправимых повреждениях документов;
- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акта о технических ошибках в учетных документах;
- акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
- акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;
- акта описания документов, переработки описей.
3.33.К описи после каждого выбытия архивных документов составляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
3.34.В карточке фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.
3.35.В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архивном отделе и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.
3.36.Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным периодом года.
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальной услуги.
4.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела положений настоящего регламента.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников архивного отдела.
4.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента
5.1.Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2.Начальник архивного отдела:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Начальник архивного отдела
В.Г.АЛЕКСЕЕВ