Постановление от 05.02.2013 г № 110
Об утверждении административного регламента по исполнению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановлениями Правительства РФ N 697 от 11.11.2005 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)", N 705 от 19.08.2011 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с необходимостью перехода на межведомственное электронное взаимодействие", Постановлениями администрации Брянской области N 1448 от 24.12.2009 "Об обеспечении доступа граждан и организаций к информации об условиях и порядке оказания государственных и муниципальных услуг", N 917 от 06.09.2010 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" и Постановлениями администрации Дятьковского района N 955/1 от 16.09.2010, N 629 от 18 июля 2011 г. "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальной функции (предоставления муниципальных услуг)" постановляю:
1.Утвердить административный регламент по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"
2.Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации Дятьковского района Зятева О.В.
Глава администрации
П.В.ВАЛЯЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по исполнению сектором архива администрации
Дятьковского района муниципальной функции
"Хранение, комплектование (формирование),
учет и использование архивных документов
и архивных фондов"
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции
Административный регламент исполнения муниципальной функции по исполнению сектором архива администрации Дятьковского района муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной функции (далее - муниципальная функция), определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) работников архива при исполнении муниципальной функции.
1.2.Наименование органа местного самоуправления, исполняющего муниципальную функцию
1.2.1.Исполнение муниципальной функции осуществляется сектором архива администрации Дятьковского района (далее - архив).
Непосредственное исполнение муниципальной функции осуществляют специалисты архива.
1.2.2.В процессе исполнения муниципальной функции архив взаимодействует с:
- делопроизводственными архивными и экспертными службами организаций - источниками комплектования архивов;
- куратором архива - управляющим делами администрации Дятьковского района;
- управлением по делам архивов Брянской области.
1.3.Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации, ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, N 237);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 год, N 43, пункт 1 части 3 статьи 4);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированный Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059);
- "Извлечением из Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (одобрено коллегией Государственной архивной службы России, протокол N 14 от 29.05.1996 и зарегистрирован Минюстом РФ от 05.07.1997 N 1344);
- Законом Брянской области от 18.12.2007 N 171-З "Об архивном деле Брянской области";
- "Перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000 и М., 2007);
- "Нормами времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами" (М., 2007);
- "Правила пожарной безопасности для государственных архивов СССР. ППБ-0145-1986", (М., 1987);
- положениями "О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (утверждено Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс); "О порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утв. Распоряжением Госкомимущества РФ от 22.10.1996 N 1131-р, Приказом Росархива от 06.11.1996 N 54);
- положением о секторе архива администрации Дятьковского района, утвержденным Постановлением администрации Дятьковского района от 14.11.2006 N 472.
1.4.Предмет муниципального контроля
1.4.1.Предметом муниципального контроля является соблюдение юридическим лицом в процессе осуществления деятельности обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, а также выполнение предписаний органов муниципального контроля.
1.5.Права и обязанности должностных лиц при осуществлении муниципального контроля
Должностные лица органа муниципального контроля при проведении проверки обязаны:
своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами;
соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы юридического лица, проверка которого проводится;
проводить проверку на основании распоряжения администрации района;
проводить проверку только во время выполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебных удостоверений, копии распоряжения руководителя, заместителя руководителя органа муниципального контроля;
не препятствовать руководителю или иному должностному лицу, уполномоченному представителю юридического лица присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица с результатом проверки;
учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов граждан, юридических лиц;
доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании юридическими лицами;
не требовать от юридического лица документы и иные сведения, предъявление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
перед началом проверки по просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица ознакомить их с положениями муниципального регламента (при его наличии), в соответствии с которым проводится проверка;
осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок.
1.6.Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляются мероприятия муниципального контроля
1.6.1.Права юридического лица при проведении проверки.
Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица при проведении проверки имеют право:
при проведении проверок юридические лица обязаны обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридических лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований, установленных муниципальными правовыми актами.
Юридические лица и их руководители, иные должностные лица или уполномоченные представители юридических лиц, допустившие нарушение законодательства Российской Федерации, необоснованно препятствующие проведению проверок, уклоняющиеся от проведения проверок, не исполняющие в установленный срок предписаний органов муниципального контроля об устранении выявленных нарушений обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.7.Результат исполнения муниципальной функции
Конечными результатами муниципальной функции могут являться:
- при комплектовании (формировании) архива - составление акта приема-передачи дел и сведения о состоянии хранения документов постоянного хранения и по личному составу в архивах организаций - источников комплектования архива;
- по хранению (обеспечению сохранности) документов и дел в архивохранилищах - выполнение условий противопожарного и температурно-влажностного режима в архивохранилище, утверждение актов проверки наличия и состояния документов и дел архива, заполнение документов состояния сохранности архивного фонда и других архивных документов по итогам года, хранящихся в архиве;
- по использованию архивных документов - публикация статей в средствах массовой информации, проведение экскурсий по документам фондов архивов, выдача копий архивных документов пользователям.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования об исполнении муниципальной функции.
2.1.1.Место нахождения архива и почтовый адрес: ул. К.Маркса, д. 2, г. Дятьково Брянской области, 242600.
2.1.2.График (режим) приема заинтересованных лиц по вопросам предоставления муниципальной функции осуществляется заведующим архивом.
Понедельник с 9.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00
Вторник с 9.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00
Среда с 9.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00
Четверг с 9.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00
Пятница - неприемный день
Суббота - выходной
Воскресенье - выходной.
2.1.3.Справочные телефоны:
Телефоны: 848333 3-37-46, 3-11-36 - приемная администрации Дятьковского района;
официальный сайт: http;//datkovo.bryansktel,ni
адрес электронной почты: e-mail: admindtk@onlin debransk.ru.
2.1.4.Порядок получения информации заинтересованными лицами по вопросам исполнения муниципальной функции.
Заявители, направившие в сектор архива документы для предъявления муниципальной функции, в обязательном порядке информируются заведующим архивом по вопросам предоставления муниципальной функции по следующим вопросам:
- об организации экспертизы ценности документов;
- о составлении описей дел и исторической справки;
- о составлении номенклатуры дел;
- по другим интересующим заявителей вопросам о порядке предоставления муниципальной функции;
консультации предоставляются:
при личном обращении, по телефону, по электронной почте;
консультации и прием осуществляются в соответствии с графиком работы архива. Время консультации не должно превышать 20 (двадцати) минут.
2.1.5.В любое время с момента приема документов заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедуры предоставления муниципальной функции при помощи телефона или непосредственном посещении архива.
Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) находится представленный им пакет документов.
2.2.Муниципальная функция предоставляется архивом бесплатно.
2.3.Срок предоставления муниципальной функции устанавливается архивом по согласованию с потребителем муниципальной функции.
Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 15 минут.
Время приема документов от получателя муниципальной функции не должно превышать 30 минут.
3.Административные процедуры
3.1.Последовательность административных действий при комплектовании (формировании) архива
3.1.1.Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- упорядочение документов и дел организаций - источников комплектования архива и утверждение (согласование) описей дел на ЭПК управления по делам архивов Брянской области (далее - Управление);
- прием документов и дел организаций по утвержденным (согласованным) описям на хранение в муниципальный архив;
- анализ паспортов архивов организаций - источников комплектования и подготовка "Сведений об архивах организаций, составе и состоянии хранения их документов на 01.01..." в Управление. Ведение наблюдательных дел и картотеки;
- публикация статей в средствах массовой информации, проведение экскурсий по документам фондов архивов, выдача копий архивных документов пользователям.
Формы документов представлены в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложениях N 3, 4 к настоящему административному регламенту.
3.1.2.Административная процедура N 1.
Основанием для начала действия является проверка составленного заведующим архивом графика обработки документов и упорядочения дел организаций на календарный год, утвержденного Главой администрации Дятьковского района.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 5 минут.
Прием и проверка представленных организациями описей дел с управленческой документацией и по личному составу:
- регистрация и ознакомление с описью дел;
- проверка правильности отбора документов на хранение и установление степени полноты состава дел и документов, включенных в опись, качества описания дел и наличия необходимого научно-справочного аппарата к описи;
- подготовка замечаний, согласование их с организацией.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать на 1 рабочий день 130 описательных статей описи управленческой документации и 200 описательных статей описи дел по личному составу.
Ознакомление с актом о выделении к уничтожению документов организации, не подлежащих хранению:
- ознакомление с номенклатурой дел и актом, составление замечаний по содержанию групп документов, не подлежащих хранению;
- согласование замечаний с организацией.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать на 1 рабочий день 130 позиций акта.
Составление заключений на документы, представленные к рассмотрению, и направление их на утверждение (согласование) ЭПК Управления.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать на 1 рабочий день 200 описательных статей описи, на номенклатуры дел организаций - 120 позиций номенклатуры.
Составление и ведение картотеки учета работы с организациями:
- составление карточки по установленной архивной форме;
- внесение необходимых изменений и дополнений в карточку.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 4 карточки на 1 рабочий день.
Формирование и ведение наблюдательных дел:
- включение в состав наблюдательных дел документов, характеризующих деятельность организации, и внесение в них дополнений и изменений.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 3 часа на 1 наблюдательное дело.
Включение в наблюдательное дело утвержденных (согласованных) ЭПК Управления описей дел и направление 1 экземпляра описей в организацию для подготовки к передаче дел на дальнейшее хранение в архив.
3.1.3.Административная процедура N 2.
Основанием для начала действий является проверка составленного заведующим сектором графика приема и упорядочения дел организаций на календарный год, утвержденного Главой администрации Дятьковского района.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 5 минут.
Проверка представленных организацией дел с управленческой документацией и по личному составу:
- регистрация и ознакомление с описью дел;
- установление степени полноты состава дел и документов, включенных в годовой раздел описи;
- проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов, подлежащих приему на постоянное хранение в архив: визуальный просмотр дел, выборочный полистный просмотр документов в деле, составление акта при обнаружении дефектов, контроль за их устранением.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать на 1 рабочий день 250 единиц хранения.
Прием документов на постоянное хранение с выборочной проверкой количества листов в делах.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать на 1 рабочий день 130 единиц хранения.
Составление акта приема-передачи дел постоянного хранения (по личному составу).
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 4 часа.
3.1.4.Административная процедура N 3.
Организация работы по составлению паспортов архивами организаций:
- рассылка в организации бланков паспортов (2 экз.);
- прием и проверка заполнения правильности паспортов;
- своевременность представления их в отдел;
- анализ результатов паспортизации.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать на 1 рабочий день 2 организации.
Составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования отдела на 01.01...:
- анализ паспортов организаций и учетных данных архивов организаций и обобщение сведений об архивах организаций, составе и состоянии их документов;
- заполнение граф сведений по установленной форме и представление их в комитет культуры, туризма и архивного дела области.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 4 дня.
3.2.Последовательность административных действий по учету документов и дел архива
3.2.1.Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- ведение учетных документов архива;
- составление сводных документов государственного учета.
Формы документов представлены в приложении N 5 к настоящему административному регламенту.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложениях N 3, 6 к настоящему административному регламенту.
3.2.2.Административная процедура N 1.
Основанием для начала действия является просмотр актов приема-передачи и выбытия документов и дел из архива, подготовка учетной документации для работы.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 5 минут.
Ведение книги учета поступлений по установленной форме.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 35 поступлений на 1 рабочий день.
Ведение списка фондов по установленной форме для учета:
- каждого поступления архивных документов в архив;
- количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени;
- состояния их описания.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 70 записей на 1 рабочий день.
Внесение изменений в лист фонда сведений по установленной форме для учета:
- в рамках архивного фонда количества и состава описей дел;
- количества и состава архивных документов;
- состояния их описания;
- динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом;
- фиксирования изменений в названии архивного фонда.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 20 листов фонда на 1 рабочий день.
Внесение изменений в карточку фонда на основании листа фонда необходимых сведений об изменениях в составе или содержании документов фонда по установленной форме.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 40 карточек фонда на 1 рабочий день.
Ведение реестра описей дел по установленной форме.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 40 описей на 1 рабочий день.
Внесение изменений в учетные документы на основе актов по результатам проверки наличия, о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду или архиву, переработке описей, разделении или объединении дел и других архивных работ не должно превышать 100 единиц хранения на 1 рабочий день.
Внесение сведений в учетные документы о выбытии документов на основании актов в список фондов, лист фонда (для старых поступлений), в карточки фонда, в описи о выбытии документов и составление новой итоговой записи по установленной форме.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 8 выбытий на 1 рабочий день.
Оформление итоговых записей в 3 экземпляра описей выбывших, уничтоженных по акту, утраченных, переданных в другие фонды (архивы) дел.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 8 описей на 1 рабочий день.
Формирование и ведение дел фондов архива:
- включение документов по истории фондообразователя, учетных документов;
- систематизация документов по датам;
- нумерация листов в деле и составление внутренней описи на документы, включенные в дело фонда;
- составление листа заверителя и подшивка документов в дело фонда.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 12 дел фонда на 1 рабочий день.
Внесение итоговых записей в список фондов архива.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 0,5 рабочего дня.
3.2.3.Административная процедура N 2.
Основанием для начала действия является подготовка учетной базы данных "Архивный фонд" для работы в автоматизированном режиме.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 5 минут.
Заполнение разделов базы данных АФ: "Фонд", "Переименования фонда", "Фондовые включения", "Незадокументированные периоды", "Опись" (11 - 12-й разделы), "Движение документов".
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 2 часов на заполнение одного фонда.
Подготовка и внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов по установленной форме на 01.01...;
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 22 архивных фондов на 1 рабочий день.
Составление паспорта архива:
- подготовка данных по состоянию на 01.01...., уточнение показателей по учетным документам архива и заполнение граф паспорта;
- составление пояснительной записки к паспорту архива по установленной форме.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 3 рабочих дней.
3.3.Последовательность административных действий по хранению (обеспечению сохранности) документов и дел в архивохранилищах
3.3.1.Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов:
соблюдение санитарно-гигиенического и противопожарного режимов;
- организация хранения архивных документов.
Формы документов представлены в приложении N 7 к настоящему административному регламенту.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложениях N 3, 8 к настоящему административному регламенту.
3.3.2.Административная процедура N 1.
Основанием для начала действия является: ежедневное наблюдение и снятие показаний с контрольно-измерительных приборов температурно-влажностного режима хранения документов и внесение данных в регистрационный журнал контроля. При необходимости провести проветривание или влажную уборку помещения.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 20 минут.
Ежедневная проверка противопожарного режима в архивохранилище.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 10 минут.
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) организуется санитарный день в архивохранилище: обеспыливание пылесосом стеллажей, шкафов, связок дел, папок документов, энтомологический и микологический осмотр архивных дел.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 1 рабочего дня.
Передача архивохранилища под охрану в конце рабочего дня.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 10 минут.
3.3.3.Административная процедура N 2.
Основанием для начала действий является выверка учетной документации перед проверкой наличия и состояния документов: установление полноты учетных документов, проверяемый фонд и документы, сверка их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи, книге учета и описания, проверка правильности составления итоговых записей в описи.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 1000 описательных статей описи на 1 рабочий день.
Проверка наличия и физического состояния дел: сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки наличия и состояния дел.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 300 единиц хранения на 1 рабочий день, документов личного происхождения - 60 ед. хранения на 1 рабочий день.
Заполнение акта проверки наличия и состояния документов по установленной форме, отметка в описи по окончании проверки.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 1 акт на 350 единиц хранения за 1 рабочий день.
Картонирование связок с малоиспользуемыми фондами, прошедшими проверку наличия, с проставлением даты опечатывания и подписи исполнителя.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 80 связок на 1 рабочий день.
Заполнение карточки с повреждениями носителя или текста по установленной форме, включение карточки в картотеку учета физического состояния документов.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 40 карточек на 1 рабочий день.
Ведение картотеки учета проверки наличия по установленной форме.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 40 карточек на 1 рабочий день.
Выдача (или прием) дел из хранилища: ознакомление с заявкой, уточнение мест хранения дел по топографическому указателю, выемка дел, проверка их физического состояния, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в заявке, регистрация в книге выдаче дел из хранилища.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 100 единиц хранения на 1 рабочий день.
Заполнение и подклейка листов использования дела.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 130 листов использования на 1 рабочий день.
Перемещение дел внутри хранилища.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 220 единиц хранения на 1 рабочий день.
Передача дел на постоянное хранение в хранилище.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 270 единиц хранения на 1 рабочий день.
Составление карточек для постеллажного топографического указателя.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 50 карточек на 1 рабочий день.
Формирование связок дел, подлежащих хранению.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 55 связок на 1 рабочий день.
Подшивка дел управленческой документации и по личному составу объемом до 100 листов.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 50 дел на 1 рабочий день.
Нумерация листов в делах управленческой документации, документов личного происхождения и по личному составу. Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 2500 листов управленческой документации и по личному составу на 1 рабочий день, документов личного происхождения 1700 листов на 1 рабочий день.
Оформление листов заверителей в делах.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 120 листов на 1 рабочий день.
Проверка нумерации листов в делах.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 4000 листов на 1 рабочий день.
Оформление обложек дел с простановкой архивного шифра.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 45 обложек дел на 1 рабочий день.
Оформление обложек описей дел.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 65 обложек описей на 1 рабочий день.
Простановка на обложках дел архивных шифров.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 280 единиц хранения на 1 рабочий день.
3.4.Последовательность административных действий по использованию архивных документов муниципальных фондов
3.4.1.Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- организация и проведение информационных мероприятий: подготовка статей о составе и содержании документов архива в средства массовой информации, обзорных экскурсий по архиву архивных документов, копирование документов по заявкам пользователей.
Формы документов представлены в приложении N 9 к настоящему административному регламенту.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложении N 3 к настоящему административному регламенту.
3.4.2.Административная процедура N 1.
Основанием для начала действия является изучение документов архива по подготовке статьи для периодической печати.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 10 рабочих дней.
Составление плана и написание текста статьи.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 10 рабочих дней на статью объемом в 1 авторский лист.
Передача и доработка статьи с редактором газеты.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 1 рабочий день.
3.4.3.Административная процедура N 2.
Основанием для начала действия по копированию архивных документов пользователям является прием и регистрация заявки на копирование.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 5 минут.
Поиск и просмотр дел в архивохранилище и подготовка их к копированию.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 15 минут.
Копирование архивных документов.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 1500 листов на 1 рабочий день.
Оформление и выдача копий архивных документов, изготовленных по заявкам пользователей: получение копий и сверка с их оригиналом, проверка качества копирования, простановка на копиях поисковых архивных данных на обороте листа копии и их выдача;
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 115 листов на 1 рабочий день.
Передача дел в архивохранилище после копирования документов: визуальная проверка физического состояния дела после съемки, простановка отметок о копировании в листах использования, размещение дел на места их хранения.
Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 100 единиц хранения на 1 рабочий день.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль по соблюдению последовательности действий по исполнению муниципальной функции, определенных настоящим административным регламентом, и принятию решений специалистами осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками архивов положений настоящего регламента.
4.2.Контроль за исполнением муниципальной функции осуществляет заведующий архивом в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Брянской области. По результатам проверок заведующий архивом дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.
Периодичность осуществления текущего контроля составляет 1 раз в неделю.
4.2.Периодичность проведения плановых проверок осуществляется по итогам полугодия календарного года и за календарный год, внепланового характера - по конкретным обращениям заинтересованных лиц.
4.2.При плановой проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции, тематической проверке - отдельные вопросы.
4.3.Специалисты, ответственные за исполнение муниципальной функции, несут персональную ответственность за порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем регламенте.
Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях и схеме организации учета в муниципальном архиве в соответствии с требованиями законодательства.
Специалисты, ответственные за исполнение данной муниципальной функции, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем регламенте.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется на основании индивидуальных правовых актов архивов и проверки исполнения положений настоящего административного регламента.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции
5.1.Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной функции, действия или бездействие должностных лиц архива в судебном порядке.
5.2.Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной функции, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) (приложение N 10 к настоящему административному регламенту).
При обращении заявителей в письменной форме рассмотрение обращений граждан и организаций осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Обращения иных заинтересованных лиц рассматриваются в течение 30 (тридцати) дней со дня их поступления в архив.
Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:
фамилия, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;
наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.
5.3.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.4.Заведующий архивом проводит личный прием заявителей по жалобам в соответствии с режимом работы отдела, указанным в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.
Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего ответственного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
5.5.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, исполняющих муниципальную функцию, нарушении положений настоящего административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:
по номерам телефонов, содержащимся в приложении N 1 к административному регламенту, устно при обращении.
5.6.Контроль деятельности архива осуществляет администрация Дятьковского района.
Заявители также могут обжаловать действия (бездействие):
- специалистов архива и заведующего архивом - главе администрации Дятьковского района.
Заявители могут обжаловать действия или бездействие работников архива в администрацию Дятьковского района или в судебном порядке.
5.7.При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 (пятнадцати) дней с момента регистрации такого обращения.
В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов глава администрации Дятьковского района вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 15 (пятнадцать) дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.
5.8.По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы (приложение N 11 к настоящему административному регламенту).
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение об устранении нарушений и применении мер ответственности к служащему, допустившему нарушение в ходе предоставления муниципальной функции.
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, впоследствии были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.