Постановление Администрации г. Брянска от 31.01.2014 № 230-п
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Рассмотрение обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в Брянской городской администрации"
БРЯНСК
ГОРОДСКАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31.01.2014 N 230-п
Утратило силу - Постановление Администрации г. Брянска
от 31.03.2016 № 1006-п
Об утверждении административного регламента по предоставлению
муниципальной услуги "Рассмотрение обращений юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей в Брянской городской администрации"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ
"Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг",
постановлением администрации Брянской области от 06.09.2010 N 917
"Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных
регламентов исполнения государственных функций (предоставления
государственных услуг)", в целях совершенствования деятельности
Брянской городской администрации по организации рассмотрения обращений
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению
муниципальной услуги "Рассмотрение обращений юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей в Брянской городской администрации",
согласно приложению.
2. Постановление опубоиковать в средствах массовой информации и
на официальном сайте Брянской городской администрации в сети Интернет.
3. Контроль за исполнением административного регламента возложить
на и. о. руководителя аппарата городской администрации Г.Н. Корниенко.
И. о. Главы администрации А.Н. Кистенев
Приложение
к постановлению Брянской
городской администрации
от 31.01.2014 N 230-п
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по предоставлению муниципальной услуги "Рассмотрение обращений
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
в Брянской городской администрации"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент определяет предоставление
Брянской городской администрацией муниципальной услуги "Рассмотрение
обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в Брянской
городской администрации" (далее -регламент и муниципальная услуга
соответственно).
1.2. Регламент разработан в целях повышения качества рассмотрения
обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей,
открытости и доступности муниципальной услуги, создания необходимых
условий для получателей муниципальной услуги, определяет порядок,
сроки и последовательность действий (административных процедур)
Брянской городской администрации (далее - городская администрация) при
рассмотрении обращений юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей.
1.3. Муниципальная услуга предоставляется Главой Брянской
городской администрации, первыми заместителями Главы городской
администрации, заместителями Главы городской администрации и
руководителем аппарата городской администрации, руководителями и
работниками структурных подразделений городской администрации.
1.4. Централизованный учет, классификацию обращений юридических
лиц и индивидуальных предпринимателей осуществляет сектор
документационного обеспечения и контроля отдела
делопроизводства Брянской городской администрации (далее - Сектор
Отдела делопроизводства).
1.5. Заявителями, в отношении которых предоставляется
муниципальная услуга, являются юридические лица и индивидуальные
предприниматели.
1.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в
соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации, "Российская газета", N 7,
21.01.2009;
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации", "Собрание
законодательства РФ", 06.10.2003, N 40, ст. 38822;
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг", "Российская
газета" N 168, 30.07.2010;
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", "Российская
газета", N 95, 05.05.2006;
- Уставом города Брянска, "Брянск", N 23, 07.12.2005;
- распоряжением Брянской городской администрации от 08.12.2003
N 1500-р "Инструкция по делопроизводству в Брянской городской
администрации";
- настоящим регламентом.
1.7. Предоставление муниципальной услуги осуществляется
бесплатно.
2. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги
2.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги
предоставляется:
- непосредственно в помещении городской администрации (Сектор
Отдела делопроизводства, каб. N 16);
- с использованием средств телефонной связи;
- посредством электронной почты. Информация предоставляется
бесплатно.
2.2. Место нахождения городской администрации: город Брянск,
проспект Ленина, дом 35.
Почтовый адрес для направления обращений: 241020, г. Брянск,
проспект Ленина, д. 35.
Адрес электронной почты городской администрации:
goradm@gorod.bryansk.ru
Сайт городской администрации: http://www.admin.bryansk.ru
2.3. Прием письменных обращений заявителей и информирование о
предоставлении муниципальной услуги осуществляет Сектор Отдела
делопроизводства.
Контактный номер телефона: 66 25 51
2.4. График приема заявителей в Секторе Отдела делопроизводства:
- понедельник, вторник, среда, четверг - с 8.30 до 17.45;
- пятница - с 8.30 до 16.30;
- обеденный перерыв - с 13.00 до 14.00;
- суббота, воскресенье - выходные дни.
2.5. Информирование по вопросам исполнения муниципальной услуги
осуществляют муниципальные служащие, уполномоченные в установленном
муниципальными правовыми актами муниципального образования "город
Брянск" порядке на осуществление работы с обращениями юридических лиц
и индивидуальных предпринимателей (далее заявителей) в городской
администрации и ее органах. Информирование осуществляется по вопросам:
- требований к оформлению письменного обращения;
- порядка и сроков рассмотрения обращений;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения муниципальной услуги.
2.6. Основными требованиями к информированию заявителей о порядке
исполнения муниципальной услуги являются:
- достоверность представляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информирования;
2.6.1. Муниципальные служащие обязаны относиться к обратившимся
заявителям корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
Устное информирование о порядке исполнения муниципальной услуги должно
проводиться с использованием официально-делового стиля речи.
2.6.2. Муниципальные служащие, осуществляющие информирование о
порядке исполнения муниципальной услуги, не вправе осуществлять
консультирование заявителей, выходящее за рамки стандартных процедур и
условий исполнения муниципальной услуги и прямо или косвенно влияющее
на индивидуальные решения заявителей.
2.6.3. При ответах на телефонные звонки и в ходе осуществления
устного информирования муниципальные служащие подробно в вежливой
форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о
наименовании органа администрации, в который позвонил заявитель,
фамилии, имени, отчестве муниципального служащего, принявшего
телефонный звонок.
Муниципальный служащий, осуществляющий индивидуальное устное
информирование о порядке исполнения муниципальной услуги, должен
принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на
поставленные вопросы, в том числе с привлечением других муниципальных
служащих.
2.6.4. Письменное информирование по вопросам исполнения
муниципальной услуги осуществляется на основании запросов заявителей
по вопросам исполнения муниципальной услуги (далее запрос),
направленных почтовой связью, по адресу электронной почты:
goradm@gorod.bryansk.ru.
Запрос должен содержать следующие сведения:
1) наименование органа, в который направляется обращение, либо
фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо
должность соответствующего лица;
2) наименование заявителя - юридического лица, фамилию, имя,
отчество (последнее при наличии) руководителя заявителя - юридического
лица, фамилию, имя, отчество заявителя - индивидуального
предпринимателя;
3) почтовый адрес либо адрес электронной почты, по которому
должен быть направлен ответ;
4) суть запроса;
5) дату обращения и подпись заявителя (в случае направления
обращения почтовой связью).
Рекомендуется также указывать в обращении способ доставки ответа
на обращение (почтовой связью, по адресу электронной почты).
2.7. Сроки исполнения муниципальной услуги:
2.7.1. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30
дней со дня регистрации обращения в городской администрации или ее
органе.
2.7.2. В исключительных случаях, а также в случае направления
запроса в другие органы, другому должностному лицу, срок рассмотрения
обращения заявителя может быть продлен не более чем на 30 дней с
уведомлением об этом обратившегося заявителя и обоснованием
необходимости продления сроков.
2.7.3. Главой городской администрации, первыми заместителями
Главы городской администрации, заместителями Главы городской
администрации и руководителем аппарата городской администрации,
руководителями органов городской администрации (далее - должностные
лица городской администрации) могут устанавливаться сокращенные сроки
рассмотрения обращений, если обращение не требует проверки или
наоборот, требует срочного вмешательства, а также в иных случаях в
соответствии с действующим законодательством.
2.7.4. Сроки осуществления отдельных административных процедур
(действий) в рамках исполнения муниципальной услуги установлены
разделом 3 настоящего административного регламента.
2.7.5. В случаях, когда последний день срока приходится на
нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший, следующий за
ним рабочий день.
2.7.6. Ответ на обращение заявителя направляется в сроки,
предусмотренные пунктами 2.7.1, 2.7.2 и 2.7.3 настоящего
административного регламента.
2.8. На информационных стендах, расположенных в городской
администрации, ее органах, официальном сайте городской администрации
(http://www.admm.bryansk.ru) размещается следующая информация:
- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих
деятельность по исполнению муниципальной услуги;
- текст настоящего регламента;
- образцы оформления документов, необходимых для исполнения
муниципальной услуги, и требования к ним;
- информация о месте нахождения, справочных телефонах, почтовых
адресах городской администрации и ее органов, об адресе официального
сайта городской администрации.
Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без
исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим
шрифтом.
2.9. Требования к местам исполнения муниципальной услуги:
2.9.1. Место исполнения муниципальной услуги располагается в
пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от
остановок транспорта общего пользования (автобус, троллейбус);
2.9.2. Прием заявителей осуществляется в специально-выделенных
для этих целей помещениях (далее - присутственные места).
2.9.3. Присутственные места включают места для ожидания,
информирования, приема заявителей.
2.9.4. Присутственные места оборудуются:
- системой кондиционирования (охлаждения и нагревания) воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.9.5. Места, предназначенные для ознакомления заявителей с
информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами;
- стульями и столами (стойками) для оформления документов,
которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками.
2.9.6. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о
предоставлении муниципальной услуги и при получении результата
предоставления такой услуги и в случае устного личного обращения
заявителя не должен превышать 30 минут.
2.10. Конечным результатом исполнения муниципальной услуги
является:
- ответ по существу поставленных в обращении вопросов (устно, в
письменной форме);
- уведомление о переадресации обращения в соответствующие органы
или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение
поставленных в обращении вопросов;
- информационное письмо, содержащее следующую информацию:
о недопустимости злоупотребления правом, если в письменном
обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы
жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его
семьи;
о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении
вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих
государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
о порядке обжалования судебного решения в том случае, если в
письменном обращении обжалуется судебное решение;
о безосновательности поступившего обращения и прекращении
переписки с заявителем по данному вопросу при условии, если в
письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему
многократно (три раза и более) давались письменные ответы по существу
в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не
приводятся новые доводы или обстоятельства, если указанное обращение и
более ранние обращения направлялись в тот же орган городской
администрации и тому же должностному лицу;
о том, что ответ на обращение не дается, и оно не подлежит
направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией
в связи с тем, что текст письменного обращения не поддается прочтению,
при условии, если фамилия и почтовый адрес заявителя поддается
прочтению.
Исполнение муниципальной услуги завершается путем направления
заявителю результата исполнения муниципальной услуги.
2.11. Показателем доступности муниципальной услуги является:
возможность обращения заявителя за предоставлением муниципальной
услуги посредством личного обращения в городскую администрацию и ее
органы либо путем направления заявления в письменной форме с
документами, необходимыми на получение муниципальной услуги,
посредством почтового отправления;
- доступность информирования заявителя;
- предоставление бесплатно муниципальной услуги и информации о
ней.
Показателем качества муниципальной услуги является:
- исполнение обращения в установленные сроки;
- соблюдение порядка выполнения административных процедур.
2.12. Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной
услуги:
1) в случае, если в письменном обращении не указан почтовый адрес
заявителя по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение
не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о
подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а
также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем,
обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии
с его компетенцией.
2) обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение
семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему
обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного
решения.
3) городская администрация или должностное лицо при получении
письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо
оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу
должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение
без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить
заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления
правом.
4) в случае, если текст письменного обращения не поддается
прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению
на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления
или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в
течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю,
направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются
прочтению.
5) в случае, если в письменном обращении заявителя содержится
вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по
существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в
обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава
городской администрации либо уполномоченное на то должностное лицо
вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и
прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что
указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один
и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же
должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель,
направивший обращение.
6) в случае, если ответ по существу поставленного в обращении
вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих
государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну,
заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать
ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с
недопустимостью разглашения указанных сведений.
7) в случае, если причины, по которым ответ по существу
поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были
устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в городскую
администрацию или соответствующему должностному лицу.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
действий (процедур), требования к порядку их выполнения
3.1. Исполнение муниципальной услуги включает следующие
административные процедуры:
- прием и первичная обработка обращений заявителей;
- регистрация поступивших обращений заявителей;
- направление обращений заявителей на рассмотрение;
- постановка обращений заявителей на контроль;
- продление сроков рассмотрения обращений заявителей;
- оформление ответов на обращения заявителей;
- отправка писем-ответов на обращения заявителей;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения
обращений заявителей;
- отчетность по работе с обращениями заявителей;
3.2. Прием и первичная обработка обращений заявителей
3.2.1. Прием, первоначальная обработка и распределение
поступающей корреспонденции (обращений заявителей) производится
Сектором Отдела делопроизводства.
3.2.2. В процессе первоначальной обработки поступающей
корреспонденции муниципальными служащими Сектора Отдела
делопроизводства проверяются правильность доставки и целостность
вложений, соответствие номеров на конверте номерам присланных
документов.
Ошибочно присланные документы возвращаются заявителю
муниципальными служащими Сектора, осуществляющими первичную обработку
корреспонденции.
3.2.3. При обнаружении повреждения, отсутствия документов,
отдельных листов или приложений к ним, муниципальными служащими
Сектора Отдела делопроизводства составляется акт в трех экземплярах по
форме, утвержденной Инструкцией по делопроизводству в Брянской
городской администрации от 08.12.2003 N 1500-р, (с изменениями),
(далее - Инструкция):
- первый остается в Секторе Отдела делопроизводства;
- второй приобщается к поступившему документу;
- третий направляется заявителю.
3.2.4. Все конверты, бандероли, пакеты с пометкой "Лично",
"Только Лично" или адресованные структурным формированиям, действующим
на общественных началах (Советы при Главе городской администрации,
комиссии, рабочие группы), не вскрываются и не регистрируются, а
учитываются муниципальными служащими Сектора Отдела делопроизводства в
журнале (по реквизитам, указанным на конверте) и в день их поступления
передаются по разностной книге адресатам по назначению под роспись.
3.2.5. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и
получения документов.
3.3. Регистрация поступивших обращений заявителей
3.3.1. Поступившие письменные обращения заявителей муниципальными
служащими Сектора Отдела делопроизводства регистрируются в базе данных
автоматизированной информационной системы "Документооборот" (далее АИС
"Документооборот") в день поступления. Приложения к документам
отдельно не регистрируются.
3.3.2. Регистрации подлежат документы, имеющие установленные
реквизиты оформления. Каждый документ регистрируется в городской
администрации только один раз. Дубликаты обращений, повторные
обращения, а также обращения, содержащие дополнительные сведения к
первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек,
регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившие
обращения.
В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным
или выходным дням, их регистрация может производиться в рабочий день,
следующий за праздничными или выходными днями.
3.3.3. Муниципальный служащий Сектора Отдела делопроизводства,
ответственный за регистрацию обращений:
- проставляет на лицевой стороне первого листа письма в правом
нижнем свободном углу регистрационный штамп с указанием даты
поступления и регистрационного номера. В случае, если место,
предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть
проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого
верхнего угла письма;
вносит обращение заявителя в базу данных АИС "Документооборот":
- указывает в регистрационной карточке базы данных реквизиты
письма;
- кратко формулирует суть предложения, заявления или жалобы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает
из архива предыдущую переписку;
- присваивает входящему документу дату и номер.
3.3.4. Прием и рассмотрение обращений заявителей, поступивших по
каналам факсимильной связи, осуществляется аналогично работе с
письменными обращениями.
3.3.5. Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются,
распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в АИС
"Документооборот" в установленном порядке.
3.3.6. Дальнейшая работа с обращениями заявителей, поступившими
по информационным системам общего пользования, осуществляется
аналогично работе с письменными обращениями.
Результатом выполнения административного действия является
регистрация обращения в базе данных автоматизированной информационной
системы "Документооборот" и подготовка обращения к передаче на
рассмотрение.
3.4. Направление обращений заявителей на рассмотрение
3.4.1. Поступившие и зарегистрированные обращения заявителей, в
зависимости от их характера и содержания, передаются на рассмотрение
Главе городской администрации или, согласно распределению
обязанностей, его заместителям и руководителю аппарата городской
администрации. Срочные документы немедленно передаются Главе городской
администрации или должностному лицу, которому они адресованы. Если в
поступившем документе есть ссылка на другие документы, последние
подбираются и передаются на рассмотрение вместе с поступившим
документом.
3.4.2. Зарегистрированные документы, подготовленные для
рассмотрения (с подготовленными муниципальными служащими Отдела
делопроизводства проектами резолюций), передаются на рассмотрение
Главе городской администрации через начальника Отдела делопроизводства
и помощника Главы городской администрации.
3.4.3. Зарегистрированные документы, адресованные первым
заместителям, заместителям Главы и руководителю аппарата городской
администрации, передаются им для рассмотрения муниципальными служащими
Сектора Отдела делопроизводства вместе с подлинником обращения и
перепиской по данному вопросу через их секретарей (далее -Секретари)
по журналу учета передачи документов под роспись.
3.4.4. Входящая корреспонденция, поступившая в Сектор Отдела
делопроизводства до 12.00 час., передается на рассмотрение Главе
городской администрации, первым заместителям, заместителям Главы и
руководителю аппарата городской администрации в 16.00 час. в день ее
поступления, а поступившая после 12.00 час. передается на рассмотрение
Главе городской администрации, первым заместителям, заместителям Главы
и руководителю аппарата городской администрации в 16.00 час. на
следующий день. Срочная корреспонденция передается немедленно.
3.4.5. Глава городской администрации по каждому обращению
заявителя дает поручения своим заместителям, согласно распределению
обязанностей. Первые заместители, заместители Главы и руководитель
аппарата городской администрации дают соответствующие поручения
руководителям подведомственных структурных подразделений.
3.4.6. После рассмотрения Главой городской администрации
документы через помощника Главы и начальника Отдела делопроизводства
возвращаются в Сектор Отдела делопроизводства.
3.4.7. После рассмотрения первыми заместителями, заместителями
Главы и руководителем аппарата городской администрации документы
возвращаются в Сектор Отдела делопроизводства через Секретарей.
3.4.8. Результаты рассмотрения документов отражаются в
резолюциях, которые содержат ясные и исчерпывающие указания о порядке,
характере, сроках и исполнителях документов.
3.4.9. Поступившие в Сектор Отдела делопроизводства документы
после рассмотрения Главой городской администрации, первыми
заместителями, заместителями Главы и руководителем аппарата городской
администрации муниципальные служащие Сектора обрабатывают, вносят в
базу данных АИС "Документооборот", готовят необходимое количество
копий в секторе по оформлению документов Отдела делопроизводства и
направляют их для исполнения в структурные подразделения городской
администрации. Срочные документы, которые исполняются несколькими
исполнителями, передаются всем исполнителям в срочном порядке
одновременно (в копиях). Подлинник документа передается ответственному
исполнителю.
Фамилии исполнителей, текст резолюции и все последующие отметки о
прохождении и исполнении документа вносятся муниципальными служащими
Сектора Отдела делопроизводства в регистрационные карточки
автоматизированной информационной системы "Документооборот" и хранятся
5 лет.
3.4.10. Выдача входящей, копий исходящей корреспонденции и других
документов внутри администрации структурным подразделениям
администрации и службам города осуществляется ежедневно с 16.00 час. в
помещении Сектора Отдела делопроизводства под роспись в специальном
журнале учета выдачи документов.
3.4.11. Рассмотрение документов Главой городской администрации,
первыми заместителями, заместителями Главы и руководителем аппарата
городской администрации, руководителями структурных подразделений
администрации происходит в кратчайший срок (в день поступления
документа).
Результатом выполнения административной процедуры является
передача зарегистрированных обращений заявителей на рассмотрение Главе
городской администрации, первым заместителям, заместителям Главы и
руководителю аппарата городской администрации, а также передача
обращений заявителей с поручениями Главы городской администрации,
первых заместителей, заместителей Главы и руководителя аппарата
городской администрации в структурные подразделения Брянской городской
администрации и должностным лицам для исполнения в соответствии с их
компетенцией.
3.5. Постановка обращений заявителей на контроль
3.5.1. Сектором Отдела делопроизводства осуществляется учет,
координация контроля и обобщение состояния исполнения поручений Главы
городской администрации, первых заместителей, заместителей Главы и
руководителя аппарата городской администрации, содержащихся в
резолюциях к входящей корреспонденции - письмам заявителей, в том
числе поручений, содержащихся в письмах вышестоящих органов
государственной власти и управления.
3.5.2. На контрольный учет берутся поручения Главы городской
администрации, первых заместителей, заместителей Главы и руководителя
аппарата городской администрации, в которых определены задания и сроки
исполнения, указаны исполнители и содержится требование о
предоставлении проектов документов, предложений, докладов, информации
о результатах выполнения поручений и заданий Главы городской
администрации.
3.5.3. Поступившие на исполнение в структурные подразделения
городской администрации документы с поручениями Главы городской
администрации, первых заместителей, заместителей Главы и руководителя
аппарата городской администрации рассматриваются руководителями
структурных подразделений. Руководители структурных подразделений
городской администрации обеспечивают оперативное рассмотрение
поступивших к ним документов, доведение их до исполнителей в день
поступления, контроль за качественным исполнением документов по
существу вопросов, подготовку предложений по их решению и вносят эти
предложения на рассмотрение Главе городской администрации, первым
заместителям, заместителям Главы и руководителю аппарата городской
администрации. Предложения могут быть в виде письма, проекта
постановления, распоряжения или краткой, справки, дающих основания для
закрытия документа в дело.
3.5.4. В структурных подразделениях городской администрации
контроль за исполнением поручений Главы городской администрации,
первых заместителей, заместителей Главы и руководителя аппарата
городской администрации осуществляется специально назначенными
ответственными лицами.
3.5.5. Персональную ответственность за организацию и состояние
исполнения документов несут руководители структурных подразделений
городской администрации.
3.5.6. Руководители структурных подразделений городской
администрации, Сектор Отдела делопроизводства контролируют
своевременность и качество предоставляемой исполнителями информации.
Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного
рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не
все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует
предъявляемым к нему требованиям.
3.5.7. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены
поставленные в нем вопросы или заявителю дан ответ по существу.
Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с
контроля после направления ответов заявителям.
3.5.8. Решение о снятии обращения с контроля принимает Глава
городской администрации. Допускается снятие с контроля поручений и
заданий по рассмотрению писем заявителей первыми заместителями,
заместителями Главы и руководителем аппарата городской администрации в
том случае, если они подписывали поручение (резолюцию), а также
поручений, по которым не требуется доклада Главе городской
администрации.
3.5.9. Муниципальными служащими Сектора Отдела делопроизводства
исполненные обращения заявителей снимаются с контроля и направляются
"В дело" в АИС "Документооборот", а также производится формирование
дел в соответствии с номенклатурой дел.
3.5.10. Муниципальные служащие Сектора Отдела делопроизводства
готовят информацию Главе городской администрации, первым заместителям,
заместителям Главы и руководителю аппарата городской администрации о
состоянии исполнительской дисциплины в городской администрации, о
результатах исполнения документов.
Результатом выполнения административной процедуры является учет,
координация контроля и обобщение состояния исполнения поручений Главы
городской администрации, первых заместителей, заместителей Главы и
руководителя аппарата городской администрации.
3.6. Продление сроков рассмотрения обращений заявителей
3.6.1. Продление сроков исполнения документов допускается в
исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно
осуществить в указанный срок по объективным причинам, если обращение
(или запрос) требует дополнительной проверки или дополнительного
изучения связанных с ним вопросов, но не более чем на 30 дней, в этом
случае руководители структурных подразделений городской администрации
представляют на имя Главы городской администрации, или первых
заместителей, заместителей Главы или руководителя аппарата городской
администрации (автора поручения) мотивированные предложения о
продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие
предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты
подписания поручения (об этом информируются заявители). Продление
сроков исполнения документов муниципальными служащими Сектора Отдела
делопроизводства отмечается в базе данных (в соответствующих
карточках) АИС "Документооборот".
3.6.2. Сроки исполнения срочных документов и оперативных
поручений не продлеваются.
Результатом выполнения административной процедуры является
принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения и
направление уведомления об этом заявителю.
3.7. Оформление ответов на обращения заявителей
3.7.1. Служебные письма в Брянской городской администрации
готовятся структурными подразделениями городской администрации:
- как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов;
- как сопроводительные письма к проектам правовых актов;
- как ответы на запросы (письма) заявителей;
как инициативные письма (инструктивные, гарантийные,
информационные, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения и др.)
3.7.2. Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и
судебной власти, субъектам Российской Федерации, органам местного
самоуправления, правительственным учреждениям, их руководителям,
организациям, структурным подразделениям или конкретным должностным
лицам.
3.7.3. Ответы на обращения заявителей подписываются Главой
городской администрации, первыми заместителями, заместителями Главы и
руководителем аппарата городской администрации или руководителями
структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
3.7.4. Ответы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные
органы представительной и судебной власти, подписываются Главой
городской администрации, или лицом, замещающим его, или, по его
поручению, первыми заместителями, заместителями Главы и руководителем
аппарата городской администрации.
3.7.5. Обращения заявителей, после их рассмотрения в структурных
подразделениях городской администрации, вместе с ответами на обращения
и всеми материалами (справками, информациями и т.д.), подготовленными
структурными подразделениями городской администрации, поступают в
Сектор Отдела делопроизводства через Секретарей.
3.7.6. Муниципальные служащие Отдела делопроизводства проверяют
правильность оформления ответных писем и приложенных документов к ним,
ведут учет и регистрацию документов, согласно Инструкции. Ответы, не
соответствующие требованиям, предусмотренным Инструкцией, возвращаются
исполнителю для доработки.
3.7.7. Муниципальные служащие Сектора Отдела делопроизводства
отмечают дату поступления и передачи документов на рассмотрение Главе
городской администрации в базе данных АИС "Документооборот" в
соответствующих регистрационных карточках.
3.7.8. Все ответы на обращения заявителей передаются на подпись
Главе городской администрации только через Сектор Отдела
делопроизводства. Ответы на обращения заявителей передаются на подпись
первым заместителям, заместителям Главы и руководителю аппарата
городской администрации через Секретарей.
3.7.9. Поступившие в Сектор Отдела делопроизводства документы
(письма-ответы на обращения заявителей) после рассмотрения Главой
городской администрации, первыми заместителями, заместителями Главы
и руководителем аппарата городской администрации регистрируются в
безе данных АИС "Документооборот" и направляются заявителям.
3.7.10. Документам присваивается дата и исходящий номер
документа. Исходящий номер документа должен соответствовать
регистрационному номеру обращения. Исходящему документу присваивается
исходящий регистрационный номер, согласно Инструкции.
3.7.11. Все исходящие и внутренние документы регистрируются в
день их подписания.
Результатом выполнения административного действия является
оформление ответов на обращения заявителей - прием, проверка
правильности оформления в соответствии с Инструкцией, учет,
регистрация ответов на обращения в базе данных автоматизированной
информационной системы "Документооборот" и подготовка обращений к
передаче на отправку заявителям.
3.8. Отправка писем-ответов на обращения заявителей
3.8.1. Специалист Сектора Отдела делопроизводства производит
обработку поступившей исходящей корреспонденции. Обработка исходящей
корреспонденции включает:
- проверку правильности оформления писем-ответов, согласно
Инструкции;
- проверку наличия приложений, указанных в основном документе;
- проверку правильности регистрации и адреса отправки;
- фальцевание, вложение в конверты и заклеивание;
определение и проставление стоимости отправления в специальном
реестре.
3.8.2. Специалист Сектора Отдела делопроизводства составляет
реестр на отправку исходящей корреспонденции городской администрации
заявителям (далее реестр отправки корреспонденции) в АИС
"Документооборот", где фиксируется дата отправки письма-ответа, адрес
по которому отправлена и кому направлена корреспонденция, номера
исходящей корреспонденции и т.д.
3.8.3. Реестры отправки корреспонденции еженедельно специалистом
Сектора Отдела делопроизводства передаются в отдел учета, контроля и
отчетности городской администрации для дальнейшего учета.
3.8.4. Специалистом Сектора Отдела делопроизводства производится
отправка писем-ответов на обращения заявителей через почтовое
отделение связи.
3.8.5. Специалистами Сектора Отдела делопроизводства ведется учет
количества отправленной корреспонденции. Документы, переданные на
отправку не позднее, чем за два часа до окончания рабочего дня,
обрабатываются и отправляются в тот же день. Остальная
корреспонденция, принятая в конце дня, отправляется на следующий день,
кроме срочной.
3.8.6. Срочность отправки определяется руководством
соответствующего подразделения по согласованию с начальником Отдела
делопроизводства.
3.8.7. Не допускается отправка исходящих документов без их
регистрации в Секторе Отдела делопроизводства.
3.8.8. Документы неслужебного характера к отправке не
принимаются.
Результатом выполнения административного действия является
обработка исходящей корреспонденции и отправка писем-ответов на
обращения заявителей.
3.9. Предоставление справочной информации о ходе
рассмотрения обращений заявителей
3.9.1. С момента подачи документов заявители имеют право на
получение сведений о прохождении процедур по предоставлению
муниципальной услуги в любой период рабочего времени.
3.9.2. Справки предоставляются при личном обращении заявителей
или по телефону.
3.9.3. Заявителям предоставляются сведения о том, на каком этапе
(в процессе выполнения какой административной процедуры) находится
представленный им пакет документов.
3.9.4. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения, его регистрации и направлении на
рассмотрение должностным лицам в соответствии с их компетенцией в
структурные подразделения городской администрации;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
3.9.5. Если информация о порядке исполнения муниципальной услуги
не удовлетворяет заявителей, они в письменной форме обращаются к
должностным лицам городской администрации.
Результатом выполнения административной процедуры является
информирование заявителя по существу поставленного вопроса в устной
форме. При невозможности в момент обращения ответить на поставленный
вопрос заявителю предлагается перезвонить в определенное время и
конкретный день, к назначенному сроку муниципальный служащий
подготавливает ответ.
3.10. Отчетность по работе с обращениями заявителей
3.10.1. Сектором Отдела делопроизводства систематически
(еженедельно) распечатываются предварительный контроль за 3 дня до
контрольного срока исполнения и анализ-напоминание об истечении срока
исполнения писем заявителей, ежеквартально и ежегодно анализируются
данные о ходе и результатах контроля за исполнением входящих
документов (писем заявителей) и представляются Главе городской
администрации, первым заместителям, заместителям Главы и руководителю
аппарата городской администрации, начальнику Отдела делопроизводства,
руководителям структурных подразделений -ответственным исполнителями
для рассмотрения и принятия соответствующих мер.
3.10.2. На основе анализа разрабатываются ежеквартально и
ежегодно проекты постановлений городской администрации и предложения
по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской
дисциплины, совершенствованию организации контроля.
4. Порядок и формы контроля за исполнением регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,
определенных настоящим регламентом, осуществляется в форме регулярного
мониторинга соблюдения должностными лицами городской администрации
положений настоящего регламента и нормативных правовых актов,
устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
4.2. Контроль за сроками и качеством рассмотрения обращений
заявителей в городской администрации осуществляют руководители
структурных подразделений городской администрации, получающие
обращения на рассмотрение, специально назначенные и ответственные за
контроль лица и муниципальные служащие Сектора Отдела
делопроизводства.
4.3. Обо всех нарушениях настоящего регламента Отдел
делопроизводства своевременно информирует руководителя аппарата
городской администрации, вносит предложения по устранению выявленных
недостатков и совершенствованию работы с обращениями заявителей.
4.4. Контроль за исполнением положений настоящего регламента
включает в себя, помимо текущего контроля, проведение плановых и
внеплановых проверок. Внеплановая проверка также может проводиться по
конкретному обращению получателя муниципальных услуг.
4.5. В случае выявления в результате осуществления контроля за
исполнением регламента нарушений прав заявителя, привлечение виновных
лиц к ответственности осуществляется в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
4.6. Должностные лица городской администрации несут персональную
ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение
сроков, установленных настоящим регламентом.
4.7. Заявители вправе направлять замечания и предложения по
улучшению качества предоставляемой муниципальной услуги.
4.8. Должностные лица городской администрации несут
ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении
обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
4.9. При работе с документами, поступившими на исполнение, не
разрешается вносить в них исправления, делать пометки, работать с ними
вне служебных помещений.
4.10. Сведения, содержащиеся в обращениях заявителей, могут
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями лиц, работающих с обращениями.
4.11. Персональная ответственность работников закреплена в их
должностных инструкциях.
4.12. При утрате исполнителем письменных обращений назначается
служебное расследование, о результатах которого информируется
руководитель аппарата городской администрации.
5. Порядок досудебного обжалования действий (бездействия) должностных
лиц, осуществляемых при предоставлении муниципальной услуги
5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия)
должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в
судебном и досудебном порядке.
5.2. Досудебное обжалование осуществляется в административном
порядке путем направления заявителем жалобы на решения, действия
(бездействие) должностных лиц, ответственных за предоставление
муниципальной услуги, в адрес городской администрации путем обращения
лично, по телефону, письменного обращения на бумажном носителе, в
электронной форме.
5.3. Жалоба заявителя в обязательном порядке должна содержать
информацию:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу,
должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо
муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых
обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о
месте жительства заявителя, а также номер контактного телефона, адрес
электронной почты и почтовый адрес, по которому должен быть направлен
ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии)
органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица
органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо
муниципального служащего;
-доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и
действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную
услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную
услугу, либо муниципального служащего;
- В случае необходимости, в подтверждение своих доводов,
заявитель прилагает к жалобе документы и материалы, либо их копии.
5.4. Жалоба заявителя подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих
дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме
документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок
или в случае обжалования нарушения установленного срока таких
исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об
удовлетворении требований заявителя, либо об отказе в удовлетворении
жалобы.
5.6. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной,
принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных
прав, свобод и законных интересов заявителя.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения,
заявителю в письменной форме или по желанию заявителя в электронной
форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения
жалобы.
Заместитель начальника
отдела делопроизводства В.И. Богданова
Начальник отдела делопроизводства В.А. Галухина
И. о. руководителя аппарата
городской администрации Г.Н. Корниенко