Постановление Администрации Брянской области от 12.01.1995 № 7
Об утверждении Положений о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и архиве администрации области
АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 12 ЯНВАРЯ 1995 года N 7 Утратило силу - Постановление Администрации Брянской области от 11.08.2005 г. N 447 Об утверждении Положений о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и архиве администрации области В соответствии с рекомендациями Государственной архивной службыРоссии (приказ от 08.10.93 N 84), а также в целях организации ипроведения методической и практической работы по экспертизе ценности иподготовке к передаче на государственное хранение документов АрхивногоФонда России, обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения ииспользования архивных документов, образующихся в процесседеятельности администрации области, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Создать в администрации области постоянно действующуюцентральную экспертную комиссию (ЦЭК) в составе: Троянов С.И. - управляющий делами. администрации области, председатель ЦЭК, Титова В.Я. - начальник общего отдела, заместитель председателя ЦЭК; Малик В.Е. - специалист 1 категории, секретарь ЦЭК; Лысенко В.П. - начальник финансового отдела администрации области; Поддуева В.Е. - заведующая отделом комплектования Архивного фонда Российской Федерации, ведомственных архивов и делопроизводства. 2. Положение о центральной экспертной комиссии утвердить согласноприложению 1. 3. Положение об архиве администрации Брянской области утвердитьсогласно приложению 2. 4. Назначить специалиста 1 категории общего отдела Малик В.Е.ответственной за ведение архива. Заместитель главы администрации Брянской области И.П.Тимохин Приложение 1 к постановлению администрации Брянской области от 12.01.95 N 7 П О Л О Ж Е Н И Е о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) адми- нистрации Брянской области 1. Общие положения 1.1. Постоянно действующая ЦЭК создается для: организации и проведения методической и практической работы поэкспертизе ценности и подготовке к передаче на государственноехранение документов Архивного фонда России, включая управленческую,научно-техническую, кинофотофоновидео-, машиночитаемую и другуюспециальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении вадминистрации Брянской области; осуществления методического руководства и координациидеятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций. 1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом.Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководствомадминистрации области. В необходимых случаях (см. п.2.9 и 2.10)решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования илиутверждения ЭПК архивного отдела администрации области. 1.3. Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением главыадминистрации области из наиболее квалифицированных сотрудниковосновных структурных подразделений под председательством одного иззаместителей руководителя, управляющего делами. В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом(секретарь комиссии), представитель делопроизводственной службыадминистрации области, представитель учреждения Государственнойархивной службы России. В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могутпривлекаться специалисты научных, общественных и других стороннихорганизаций. 1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России,основами законодательства Российской Федерации об Архивном фондеРоссии и архивах, распорядительными документами ПравительстваРоссийской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива,Положением о ЦЭК администрации области. 1.5. Настоящее Положение о ЦЭК разработано в соответствии спримерным Положением о ЦЭК министерства, ведомства РоссийскойФедерации, утвержденным приказом Росархива от 08.10.93 N 84. Послесогласования с ЭПК архивного отдела администрации области Положение оЦЭК утверждается главой администрации области. 2. Функции ЦЭК ЦЭК осуществляет следующие функции: 2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизациисостава документов Архивного фонда России, образующихся в процесседеятельности администрации области, ее структурных подразделений иподведомственных организаций. 2.2. Представляет на рассмотрение ЭПК архивного отделаадминистрации области списки видов структурных подразделений иподведомственных организаций, являющихся и не являющихся источникамикомплектования Архивного фонда России, а также проекты ведомственныхперечней документов, классификаторов, примерных номенклатур дел,примерных положений об ЭК подведомственных организаций, другихнормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценностидокументов и их подготовки к архивному хранению. 2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядкепредставляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранениядокументов, предусмотренных действующими нормативно-методическимипособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов,не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. 2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурныхподразделений, подведомственных организаций. 2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации пометодическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. 2.6. Организует и координирует работу по подготовкенормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов иотбору их в состав Архивного фонда России (в т.ч. НТД испецдокументации) в администрации области; ее структурныхподразделениях и подведомственных организациях. 2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работеспециалистов подведомственных организаций: по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях иорганизациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записейвоспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России; по выявлению, возврату в Россию документов по истории России исвоей отрасли, которые по различным причинам оказались за границамиРоссии; по инициативному документированию (записи воспоминаний старейшихработников отрасли всех уровней (с целью создания устной историиотрасли). 2.8. Рассматривает и выносит решения об одобрении: сводных описей дел на документы постоянного хранения, в том числена спецдокументацию; актов о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения; актов об утрате или неисправном повреждении документовпостоянного и долговременного хранения, документов по личному составу; описей на документы по личному составу; графиков подготовки и передачи документов на госхранение; нормативно-методических пособий по работе с документами (перечнидокументов со сроками хранения, классификаторы, инструкции поделопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе сдокументами); отраслевых списков видов структурных подразделений, учреждений иорганизаций, являющихся и не являющихся источниками комплектованияАрхивного фонда России. 2.9. Обязательному утверждению ЭПК архивного отдела администрацииобласти подлежат: описи дел на документы постоянного срока хранения (управленческаяи специальная документация); акты на уничтожение документов, созданных до 1945 годавключительно; предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении илиизменении сроков хранения документов; перечни документов постоянного хранения и перечни документов суказанием сроков хранения; отраслевые списки видов структурных подразделений,подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихсяисточниками комплектования Архивного фонда России. 2.10. Согласованию (перед утверждением руководством) с ЭПКархивного отдела администрации области подлежат: положения о ЦЭК; примерные и индивидуальные номенклатуры дел; описи на документы по личному составу. 2.11. Совместно со службами делопроизводства и кадров организуетдля сотрудников администрации области и подведомственных организацийконсультации по вопросам работы с документами, оказывает имметодическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятийпо повышению их деловой квалификации. 3. Права ЦЭК При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право: 3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурнымподразделениям администрации области и подведомственным организациямпо вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел вделопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающихдел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка оформленияи упорядочения документов и др. 3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений,подведомственных организаций: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконногоуничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в томчисле документов по личному составу; документы, необходимые для определения сроков хранениядокументов. 3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурныхподразделений администрации области и подведомственных организаций окачестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, обусловиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинахутраты документов. 3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов иэкспертов специалистов структурных подразделений, подведомственныхорганизаций, а также представителей Государственной архивной службыРоссии. 3.5. Информировать руководство администрации области иподведомственных организаций по вопросам своей компетенции. 3.6. Представлять в установленном порядке администрацию области вучреждениях Государственной архивной службы России. 4. Организация работы ЦЭК 4.1. ЦЭК администрации области работает в контакте с ЭПКархивного отдела администрации. 4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководствомадминистрации области. 4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются наее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседаниякомиссии протоколируются. 4.4. Заседания ЦЭК и принятые по ним решения считаютсяправомочными, если в голосовании приняли участие не менее половинычленов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК.Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательногоголоса, в голосовании не участвуют. Решения принимаются простым большинством голосов. При разделенииголосов поровну решение принимают председатель ЦЭК и руководствоадминистрации области (в необходимых случаях по согласованию сучреждениями Росархива). 4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретарякомиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать длядоработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование еедокументов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретарякомиссии. Приложение 2 к постановлению администрации Брянской области от 12.01.95 N 7 П О Л О Ж Е Н И Е об архиве администрации Брянской области 1. Общие положения 1.1. Документы администрации Брянской области, имеющиеисторическое, культурное, научное, социальное, экономическое иполитическое значение, составляют государственную часть Архивногофонда Российской Федерации, являются собственностью государства иподлежат постоянному хранению в госархивах России. До передачи на государственное хранение эти документы временно, впределах, установленных Государственной архивной службой РоссийскойФедерации, хранятся в администрации области. 1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор,упорядочение и использование документов Архивного фонда РоссийскойФедерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами,устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечиваетсвоевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачейархивных документов, производятся силами и за счет администрацииобласти. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерациидолжностные лица администрации несут ответственность в соответствии сдействующим законодательством. 1.3. В администрации области для хранения документов Архивногофонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документовпрактического назначения, их отбора, учета, использования и подготовкик передаче на государственное хранение создается архив. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением,оборудованием и кадрами. 1.4. Архив администрации области создается как самостоятельноеподразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функциивозлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. 1.5. В своей работе архив администрации области руководствуетсязаконодательством Российской Федерации, законодательными актами поархивному делу, приказами, указами вышестоящих организаций,руководства администрации, правилами и другиминормативно-методическими документами Государственной архивной службыРоссийской Федерации, методическими документами Государственногоархива Брянской области и настоящим Положением. 1.6. Положение об архиве администрации области разработано наосновании примерного положения и утверждается главой администрацииобласти по согласованию с ЭПК архивного отдела администрации области. 1.7. Архив администрации области работает по планам, утверждаемымруководством администрации, и отчитывается перед ним о своей работе. 1.8. Контроль за деятельностью архива администрации областиосуществляет руководство администрации. 1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архиваадминистрации области осуществляет государственный архив Брянскойобласти. 2. Состав документов архива В архив поступают: 2.1. Законченные делопроизводством администрации областидокументы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельностиструктурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срокахранения, необходимые в практической деятельности, документы поличному составу. 2.2. Документы постоянного хранения и по личному составуучреждений-предшественников. 2.3. Документы постоянного хранения и по личному составуликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных администрацииобласти. 2.4. Личные фонды ведущих работников администрации области,поступившие в архив. 2.5. Служебные и ведомственные издания. 2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива. 3. Задачи и функции архива 3.1. Основными задачами архива являются: 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотренразделом 2 настоящего Положения. 3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочногоаппарата, использование документов, хранящихся в архиве. 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивногофонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдениемтребований, устанавливаемых государственной архивной службой России. 3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением делв делопроизводстве администрации области. 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архивосуществляет следующие функции: 3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершенияделопроизводством, учитывает и хранит документы структурныхподразделений администрации области, обработанные в соответствии стребованиями, установленными государственной архивной службой России. 3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЭПК архивного отделаадминистрации области графики представления описей на рассмотрение ЭПКи передачи документов Архивного фонда Российской Федерации нагосударственное хранение. 3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 годапосле завершения делопроизводством годовые разделы описей делпостоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертнойслужбы администрации области и ЭПК архивного отдела администрации. 3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранностьпринятых на хранение дел. 3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочныйаппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает егопреемственность с научно-справочным аппаратом государственного архиваБрянской области. 3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников администрации области осоставе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копиидокументов в целях служебного и научного использования для работы впомещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлениитрудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, вустановленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. 3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся вархиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации области. 3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства всоставлении номенклатуры дел администрации области, контролируетправильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а такжеподготовку дел к передаче в архив учреждения. 3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышениюквалификации работников архива и службы делопроизводства администрацииобласти. 3.2.10. Ежегодно представляет в госархив Брянской областисведения о составе и объеме документов по установленной форме. 3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает нахранение в госархив Брянской области документы Архивного фондаРоссийской Федерации. 4. Права архива Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы сдокументами в структурных подразделениях администрации области. 4.2. Запрашивать от структурных подразделений администрациисведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечениявыполнения всех возложенных на архив задач и функций. 5. Ответственность заведующего архивом Заведующий архивом несет ответственность за выполнениевозложенных на архив задач и функций.