Постановление Администрации Брянской области от 11.08.2005 № 447
Об утверждении положений о постоянно действующей экспертной комиссии и архиве администрации Брянской области
БРЯНСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 11 августа 2005 г. N 447 Об утверждении положений о постоянно действующей экспертной комиссии и архиве администрации Брянской области В соответствии с рекомендациями Государственной архивной службыРоссии (Федерального архивного агентства Министерства культуры имассовых коммуникаций Российской Федерации) (приказ от 19 января1995 г. N 2, Решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.), а такжев целях организации и проведения методической и практической работы поэкспертизе ценности и подготовке к передаче на государственноехранение документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечениясохранности, учета, отбора, упорядочения и использования архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности администрацииобласти, постановляю: 1. Утвердить Положения о постоянно действующей экспертнойкомиссии и архиве администрации области (прилагаются). 2. Считать утратившими силу Постановления администрации областиот 12 января 1995 г. N 7 "Об утверждении Положений о центральнойэкспертной комиссии (ЦЭК) и архиве администрации области" и от 1декабря 2004 г. N 592 "О внесении изменений в Постановлениеадминистрации области от 12.01.95 N 7 "Об утверждении Положений оцентральной экспертной комиссии (ЦЭК) и архиве администрации области". 3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить наруководителя аппарата администрации области Фролова В.И. Губернатор Н.В. Денин Утверждено Постановлением администрации Брянской области от 11 августа 2005 г. N 447 ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) администрации Брянской области 1. Общие положения 1.1. Постоянно действующая ЭК создается для: организации и проведения методической и практической работы поэкспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче нагосударственное хранение документов Архивного фонда РоссийскойФедерации, включая управленческую, аудиовизуальную, электронную идругую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельностиадминистрации Брянской области. 1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органомадминистрации области. Решения комиссии вступают в силу после их утвержденияруководителем аппарата администрации области. В необходимых случаях(указанных в подпункте 3.3 Положения) решения комиссии утверждаютсятолько после их предварительного согласования с экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) управления по делам архивов администрации Брянскойобласти. 1.3. Персональный состав ЭК назначается распоряжениемадминистрации области из наиболее квалифицированных сотрудниковосновных структурных подразделений под председательством руководителяаппарата администрации области. В состав ЭК включаются: лицо, ответственное за ведение архива администрации области(секретарь комиссии); представители отдела делопроизводства и протокола, отделафинансов и бухгалтерского учета и правового управления администрацииобласти; представитель ЭПК управления по делам архивов Брянской области, атакже представитель Государственного архива Брянской области. В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могутпривлекаться специалисты научных, общественных и других стороннихорганизаций. 1.4. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивномфонде Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г.N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", распорядительнымидокументами администрации области, нормативно-методическимидокументами Федерального архивного агентства Министерства культуры имассовых коммуникаций Российской Федерации и управления по деламархивов Брянской области, Государственного архива Брянской области,типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, атакже Положением об ЭК администрации Брянской области. 1.5. Настоящее Положение об ЭК разработано в соответствии сПримерным положением о постоянно действующей экспертной комиссииучреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархиваот 19.01.95 N 2. После согласования с Государственным архивом Брянскойобласти положение об ЭК утверждается Губернатором области. 2. Основные задачи ЭК Основными задачами ЭК являются: 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел иформировании дел. 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии подготовки их к архивному хранению. 2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов кпередаче на государственное хранение, в том числе научно-технической,аудиовизуальной и другой специальной документации. 3. Функции ЭК В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК осуществляетследующие функции: 3.1. Организует и проводит совместно с отделом делопроизводства ипротокола работу по ежегодному отбору документов администрации областидля дальнейшего хранения и уничтожения. 3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизеценности документов администрации области и по подготовке их кархивному хранению, разработке номенклатуры дел, дает экспертнуюоценку проектам нормативно-методических документов по названнымвопросам. 3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении ипредставляет: 3.3.1. На утверждение ЭПК управления по делам архивов Брянскойобласти, а затем на утверждение руководителя аппарата администрацииобласти: описи дел постоянного хранения управленческой и специальнойдокументации; перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документацияпо которым подлежит передаче на государственное хранение; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой"ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно. 3.3.2. На согласование ЭПК управления по делам архивов Брянскойобласти, а затем на утверждение руководителя аппарата администрацииобласти: сводную номенклатуру дел администрации области; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документовпостоянного хранения. 3.3.3. На рассмотрение ЭПК управления по делам архивов Брянскойобласти - предложения об изменении сроков хранения категорийдокументов, установленных перечнем, и об определении сроков хранениядокументов, не предусмотренных перечнем. 3.3.4. На утверждение руководителя аппарата администрацииобласти: акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения (кроме перечисленных в подпункте 3.3.1); акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личномусоставу. 3.4. Совместно с отделом делопроизводства и протокола и отделомкадров проводит для сотрудников аппарата администрации областиконсультации по вопросам работы с документами, участвует в проведениимероприятий по повышению их деловой квалификации. 4. Права ЭК Экспертная комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурнымподразделениям администрации области по вопросам разработкиноменклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизыценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения идел по личному составу, упорядочения и оформления документов. 4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконногоуничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в томчисле документов по личному составу; документы, необходимые для определения сроков хранениядокументов. 4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурныхподразделений администрации области о ходе подготовки документов кархивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранностидокументов Архивного фонда России, о причинах утраты документов. 4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов иэкспертов специалистов структурных подразделений администрации областии других организаций, а также представителей управления по деламархивов Брянской области и Государственного архива Брянской области. 4.5. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителяи секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению ивозвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленныедокументы. 4.6. Информировать руководство администрации области по вопросам,относящимся к компетенции комиссии. 4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение ворганах Государственной архивной службы России. 5. Организация работы ЭК 5.1. Экспертная комиссия администрации области работает в тесномконтакте с ЭПК управления по делам архивов Брянской области. 5.2. Экспертная комиссия работает по годовому плану,утвержденному руководителем аппарата администрации области. 5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на еезаседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двухраз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие нарассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднеечем через 10 дней. 5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаютсяправомочными, если в голосовании приняли участие не менее половиныприсутствующих членов ЭК. Право решающего голоса имеют только членыЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательногоголоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующихна заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимаетпредседательствующий на заседании ЭК (в необходимых случаях посогласованию с управлением по делам архивов Брянской области). 5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование еедокументов, ответственность за их сохранность возлагается на секретарякомиссии. Утверждено Постановлением администрации Брянской области от 11 августа 2005 г. N 447 ПОЛОЖЕНИЕ об архиве администрации Брянской области 1. Общие положения 1.1. Документы администрации Брянской области, имеющиеисторическое, культурное, научное, социальное, экономическое иполитическое значение, составляют государственную часть Архивногофонда Российской Федерации, являются собственностью государства иподлежат постоянному хранению в Государственном архиве Брянскойобласти. До передачи на государственное хранение эти документы временно, впределах, установленных Положением об Архивном фонде РоссийскойФедерации и Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ"Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в администрацииБрянской области. 1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор,упорядочение и использование документов Архивного фонда РоссийскойФедерации, образующихся в процессе ее деятельности. По истечениисроков ведомственного хранения документов, установленных пунктом 6раздела 1 Положения об Архивном фонде Российской Федерации и пунктом 2статьи 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ"Об архивном деле в Российской Федерации", администрация передает этидокументы на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачейархивных документов, производятся силами и за счет администрацииобласти. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерациидолжностные лица администрации области несут ответственность всоответствии с действующим законодательством. 1.3. Для хранения документов государственной части Архивногофонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет)срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов поличному составу, их учета, использования, отбора и подготовки кпередаче на государственное хранение администрация области образуетархив. Администрация области обеспечивает архив необходимым помещением,оборудованием и кадрами. 1.4. Архив создается как подразделение в составе отделаделопроизводства и протокола администрации области, возглавляемоезаведующим сектором работы с корреспонденцией. 1.5. В своей работе архив руководствуется: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивномделе в Российской Федерации", другими федеральными законами в областиархивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иныминормативно-правовыми актами Российской Федерации; Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением оФедеральной архивной службе России (Федеральном архивном агентстве),основными правилами работы архивов организации и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентстваМинистерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации; законами и иными нормативно-правовыми актами Брянской области, втом числе методическими документами управления по делам архивовБрянской области и Государственного архива Брянской области. 1.6. Положение об архиве администрации области разработано наосновании основных правил работы архивов организаций (одобреныРешением коллегии Росархива от 06.02.2002) и утверждается ГубернаторомБрянской области по согласованию с Государственным архивом области. 1.7. Архив работает по планам, утверждаемым руководствомадминистрации, и отчитывается перед ним о своей работе. 1.8. Контроль деятельности архива осуществляет руководствоадминистрации. 1.9. Организационно-методическое руководство за деятельностьюархива администрации области осуществляют Государственный архивБрянской области и управление по делам архивов Брянской области. 2. Состав документов архива 2.1. Законченные делопроизводством администрации областидокументы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процесседеятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности,документы по личному составу. 2.2. Документы постоянного хранения и по личному составуучреждений-предшественников. 2.3. Документы постоянного хранения и по личному составуликвидированных учреждений, входивших в структуру аппаратаадминистрации области. 2.4. Служебные и ведомственные издания. 2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива. 3. Задачи и функции архива 3.1. Основными задачами архива являются: 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотренразделом 2 настоящего Положения. 3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочногоаппарата, использование документов, хранящихся в архиве. 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивногофонда Российской Федерации на государственное хранение вГосударственный архив Брянской области в соответствии со статьей 21Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" и требованиями, устанавливаемыми Федеральнымархивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации. 3.1.4. Осуществление контроля формирования и оформления дел вделопроизводстве администрации области. 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архивосуществляет следующие функции. 3.2.1. Принимает не позднее чем через три года после завершенияделопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного,временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составуструктурных подразделений администрации области, обработанные всоответствии с требованиями, установленными Федеральным архивнымагентством Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации. 3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЭПК управления по деламархивов Брянской области графики представления описей на рассмотрениеЭПК и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации нагосударственное хранение. 3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через два годапосле завершения делопроизводством годовые разделы описей делпостоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертнойкомиссии администрации и ЭПК управления по делам архивов Брянскойобласти. 3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранностьпринятых на хранение дел. 3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочныйаппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает егопреемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архиваБрянской области. 3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников администрации области осоставе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копиидокументов в целях служебного и научного использования для работы впомещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросамсоциально-правового характера, в установленном порядке и в пределахсвоей компетенции выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. 3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся вархиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации области. 3.2.8. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства ипротокола администрации области в составлении номенклатуры дел,контролирует правильность формирования и оформления дел вделопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архивадминистрации области. 3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышениюквалификации работников архива и отдела делопроизводства и протоколаадминистрации области. 3.2.10. Ежегодно представляет в Государственный архив Брянскойобласти сведения о составе и объеме документов по установленной форме. 3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает нахранение в Государственный архив Брянской области документыгосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. 4. Права архива Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы сдокументами в структурных подразделениях администрации области. 4.2. Запрашивать от структурных подразделений администрациисведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечениявыполнения всех возложенных на архив задач и функций. 5. Ответственность за работу архива Заведующий сектором работы с корреспонденцией отделаделопроизводства и протокола и специалист 1 категории по работе сархивными документами названного сектора несут ответственность завыполнение возложенных на архив задач и функций в объеме,предусмотренном их должностными обязанностями.